メールの時間短縮ならソフトは断然「サンダーバード」

 日々のビジネスツールとしてメールは欠かすことが出来ない。メールの文字入力で時間短縮を行う方法の代表格は、1)文字ソフト内の単語登録、2)定形テンプレートを予め作成しコピペだが、メールソフトにサンダーバードを利用すると、テンプレートから一発で送信メールの作成が行えるため更なるメールやりとりの時間短縮が可能となる。

メールタイピングの時間短縮は一大重要事項


 LINEやFacebook、クラウドサービスによるやりとりが幾ら増えても、日々のビジネスにメールは未だ欠かすことの出来ないツールである。

 私達は業務時間内で、相当の時間をメールのコミュニケーションに費やしている。

 もっとタイピングに費やす時間を短縮し、創造的な仕事に時間を使えないか?と考えるビジネスマンも多いはずだ。

 メールの時間短縮術として一般的なのが
  • 1)文字ソフト内の単語登録
  • 2)定形テンプレートをメモ帳等からコピーし、メールにペースト
 という2つのパターンである。

 1)単語登録はメール以外でも利用できるため、Atok、グーグルの文字ソフトに、自分が良く使う単語やフレーズを登録して多少の時間短縮にはなる。

 ただし2)の定形テンプレートについては通常の場合、いちいちメモ帳など別ソフトからテンプレートを引っ張りだして、コピーアンドペーストしていると時間がかかってしまう。

 もっとテンプレートを簡便に利用したメールの時間短縮方法があるはずだ。

メール入力時間短縮は断然Thunderbird


 メールの用途に合わせて予め用意したテンプレートから、一発でメールを作成できるメールソフトがある。

 ウェブブラウザ「ファイヤーフォックス」を運営するMozilla(モジラ)社が開発したメールソフト“Thunderbird(サンダーバード)”である。

 サンダーバードの費用は無料で、社内メールアカウント、Gメール、ヤフーメールのアカウントがそのまま利用できる。

 またマイクロソフトのアウトルックやマックのMailなど各種OSソフトに対応しているため、メールソフトからデータがスムーズに移行可能であり汎用性が高い。

 サンダーバードの利用時に重宝する機能が「quicktext(クイックテキスト)」である。

 クイックテキストはソフトのツールボックス内にあるアドオンに入り、拡張機能ページで「quicktext」と入力するとダウンロードが可能になる。

 「ツール」→「アドオン」→「拡張機能」→「“quicktext”と入力」→「指示に従ってダウンロードするだけ」で機能が利用できるようになる。

 クイックテキスト内では利用する複数メールアカウントに合わせてグループを作り、テンプレートを作ることが可能だ。
 
節約社長
 
 メール作成時には灰色のボックスに自動表示されるクイックテキストから、テンプレートの題名を選択してクリックするだけで、一発でテンプレートが表示される。

 節約社長

 この機能を使うことで、業務処理メール作成にかかる時間はかなり削減でき、業務処理の効率化があがる。

短縮した時間で本来必要なことに時間を利用


 筆者もサンダーバードのクイックテキスト機能を利用し始めてから、体感でメール処理に係る時間を50%削減できた感がある。

 この機能を利用することは、メールテンプレートのコピーアンドペーストの煩わしさから私達を開放してくれる。

 また、決まりきった言葉の入力に使わなくなった時間を、「お礼の言葉」「賞賛の言葉」「核心部分を相手の感情に沿いながらきちんと伝えること」に集中して利用できるなどメリットが大きい。

 ぜひメールソフトにThunderbirdを利用してみることをお勧めする。

【関連記事】

▼情報技術セミナー カテゴリー

IT技術を活用する事で少ない労力で多くのパフォーマンスを得る事ができます。ただし正しい理解の元で利用する事が大切です。セミナー情報.COMでは各分野のプロフェッショナルを紹介しておりますのでお気軽にご参加下さい。

おすすめの情報技術 セミナー

7月28日 (金)
17:45〜19:15

SEOソフト無料説明会 福岡 SEO
8月21日 (月)
14:00〜16:00

今日から実践できる WEB診断売り方勉強会 東京 ウェブ集客
8月22日 (火)
12:50〜14:50

上位表示する最新ページデザイン・コンテンツ設計術セミナー 東京 SEO
8月30日 (水)
14:00〜16:00

座席数限定 毎月50人が参加する ここでしか聞けない最新アルゴリズム解説SEO勉強会 東京 SEO
9月5日 (火)
15:10〜17:10

これから始めるSEO! 成功の3ステップセミナー 大阪 ITビジネス・運用
7月27日 (木)
19:30〜21:30
新コピーライター養成講座 東京 広告・メルマガ・ライティング
7月27日 (木)
19:00〜21:00
仙台 魅力が伝わるライティング講座/実践編 宮城 広告・メルマガ・ライティング
7月27日 (木)
13:00〜18:30
<1day>デザイナーに学ぶ 実務に使えるグラフィックデザイン力 東京 ITビジネス・運用
7月28日 (金)
17:45〜19:15
SEOソフト無料説明会 福岡 SEO
7月28日 (金)
15:10〜17:10
これから始めるSEO! 成功の3ステップセミナー 福岡 SEO
7月28日 (金)
12:50〜14:50
上位表示する最新ページデザイン・コンテンツ設計術セミナー 福岡 SEO
7月28日 (金)
13:00〜18:30
ブランディング講座 東京 ウェブ集客
7月28日 (金)
19:30〜21:30
大阪 本当に誰でも分かるフロントエンドjQuery入門3/実際によく使うもの集中講座 大阪 ITビジネス・運用
7月28日 (金)
18:00〜20:00
福岡開催 士業・コンサルタント・講師・コーチといった先生業のためのWeb集客セミナー 福岡 ウェブ集客
7月29日 (土)
14:00〜16:00
福岡開催 士業・コンサルタント・講師・コーチといった先生業のためのWeb集客セミナー 福岡 ウェブ集客
7月29日 (土)
13:30〜15:30
東京開催_昼 士業・コンサルタント・講師・コーチといった先生業のためのWeb集客セミナー 東京 ウェブ集客
8月1日 (火)
19:30〜21:30
京都 本当に誰でも分かるフロントエンドjQuery入門2 京都 ITビジネス・運用
8月3日 (木)
19:30〜21:30
大阪 本当に誰でも分かるフロントエンドjQuery入門4 大阪 ITビジネス・運用
8月3日 (木)
19:30〜21:30
ヒットするキャラクターを生み出すためには 東京 ITビジネス・運用
8月4日 (金)
12:50〜14:50
上位表示する最新ページデザイン・コンテンツ設計術セミナー 大阪 SEO
8月4日 (金)
15:10〜17:10
ブログを正しく使ってSEOを成功させる方法セミナー 大阪 SEO
8月4日 (金)
17:45〜19:15
SEOソフト無料説明会 大阪 SEO
8月4日 (金)
12:30〜14:30
東京開催_昼 士業・コンサルタント・講師・コーチといった先生業のためのWeb集客セミナー 東京 ウェブ集客
8月5日 (土)
13:00〜15:00
仙台 ドローンの可能性 宮城 ITビジネス・運用
8月8日 (火)
19:30〜21:30
京都 本当に誰でも分かるフロントエンドjQuery入門3 京都 ITビジネス・運用
8月8日 (火)
18:00〜20:00
大阪開催 士業・コンサルタント・講師・コーチといった先生業のためのWeb集客セミナー 大阪 ウェブ集客
8月9日 (水)
18:00〜20:00
大阪開催 士業・コンサルタント・講師・コーチといった先生業のためのWeb集客セミナー 大阪 ウェブ集客
8月10日 (木)
19:30〜21:30
京都 本当に誰でも分かるフロントエンドjQuery入門4 京都 ITビジネス・運用
8月10日 (木)
18:30〜20:30
福岡 <90分で表現力が上がる >伝わる ライティング講座 福岡 広告・メルマガ・ライティング
8月10日 (木)
18:00〜20:00
大阪開催 士業・コンサルタント・講師・コーチといった先生業のためのWeb集客セミナー 大阪 ウェブ集客
8月10日 (木)
12:30〜14:30
東京開催_昼 士業・コンサルタント・講師・コーチといった先生業のためのWeb集客セミナー 東京 ウェブ集客
8月18日 (金)
12:30〜14:30
東京開催_昼 士業・コンサルタント・講師・コーチといった先生業のためのWeb集客セミナー 東京 ウェブ集客
8月19日 (土)
13:30〜15:30
東京開催_昼 士業・コンサルタント・講師・コーチといった先生業のためのWeb集客セミナー 東京 ウェブ集客
8月21日 (月)
14:00〜16:00
今日から実践できる WEB診断売り方勉強会 東京 ウェブ集客
8月22日 (火)
12:50〜14:50
上位表示する最新ページデザイン・コンテンツ設計術セミナー 東京 SEO

▼情報技術セミナー カテゴリー