経費精算がスマートフォンで電子処理可能にお役立ちソフト3選

 8月15日(土)、スマートフォン内蔵のカメラにより撮影した領収書画像データで、企業の経費精算が可能になる規制緩和を政府が検討していることをマスコミ各社が一斉に報道した。実現することになれば、人件費の抑制や管理コストの削減につながる。そこで経費精算をスマートフォンで行えるソフトを3つご紹介する。自社に合うソフトを導入検討しよう。

経費精算の電子化が来年度より始まる見込み


 8月15日(土)、スマートフォン内蔵のカメラにより撮影した領収書画像データで、企業の経費精算が可能になる規制緩和を政府が検討していることをマスコミ各社が一斉に報道した。

 今回の報道が実現することになれば、
  • 営業社員の書類手続きの簡略化:外回りの途中で経費提出可能になり人件費抑制につながる
  • 経理社員の作業負担が軽くなる:リアルタイムで処理可能になり人件費抑制につながる
  • 領収書の管理・保管が手軽に:データで管理・保管すれば良いので管理費用の抑制につながる
 といった点で企業のコスト削減が実現される。

 経済産業省が制度を策定して、来年度(2016年度)中の実現を目指している。

 領収書提出・電子化の恩恵を受けるには、経費管理をクラウドソフトで一元化したほうが効率的だ。

 そこで経費精算をスマートフォンとPCで可能にするためにオススメなソフトをご紹介したい。

スマートフォンで経費精算できるソフト3選


Staple


 Stapleは経費の入力、カテゴリ選択、領収書画像を添付といった作業を、スマートフォンで全て可能にする経費精算アプリだ。webブラウザからCSV形式で経費レポートを作成でき、弥生会計・勘定奉行・freeeといった、会計ソフトにインポートが可能、かつ単体で会社の経費レポート活用することも可能である。個人事業主(1人)であれば無料で利用することが可能であり、中小企業でも月額6,480円(年間割引あり)から利用できる。

経費精算freee


 「クラウド経費精算システム freee(フリー)」も、領収書の電子化が可能なソフトだ。スマホで領収書の写真を撮るだけで経費申請、承認作業も1クリックで完了可能だ。経費承認者は、アップロードされた領収書と申請内容を同時に見ながら作業できるので、承認作業も非常に簡単に行える。何よりも会計ソフト内で精算額を即時反映させることが可能なため、非常に利便性が良い。

MajorFlowクラウド


 MajorFlowクラウドは、領収書による経費申請から支払い業務までを一元管理できる交通費・交際費・経費精算サービスである。会計ソフトのみならず、銀行オンラインシステムと連携することが可能で、仕訳データやファームバンキング(FB)データをそのまま各システムに受け渡しできる。更に、Webブラウザやスマートフォンを利用して、いつでもどこでも時間を記録する出退勤打刻サービスも付いているため、労務管理も同時に行える。利用料金は1人あたり月額400円(5人以上利用)であり、従事場所が不特定、管理者がいない、タイムレコーダが設置できない等の状況にある企業にとって便利である。なお、弥生会計・勘定奉行・大蔵大臣NX・MFクラウドなどの会計ソフトへのデータ移行にも対応している。

ソフト導入と同時に経理担当の教育が必要に


 今回の制度が導入されれば、経費精算にかける労力は大きく削減することが可能になる。

 税務調査対策やデータ紛失に備えて、領収書画像の保存専用にHDDやメモリースティックなど、データのバックアップを持っておくことも望ましい。

 また、経理担当者が今までのやり方(紙を利用した精算)に慣れている場合は、どうしても新しいソフトを使いこなせない場合が
想定される。


 経理担当者は、会計ソフトに詳しい税理士などの専門家に一度相談したうえで、自社に一番最適なソフトを導入することが望ましいだろう。

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