2015-05-02 06:54:42

セミナーの満足度を上げるための事務局の施策ポイント

<事前準備 編>

①告知の段階で「プログラム」に掲載している項目や内容については、必ずしもプログラム項目の順番でなくても、また短時間でも良いので必ず一度は触れてもらう様に、講師に事前に伝える。
 テキスト資料に載っていない場合は、どこかに一行でも良いので載せて、触れてもらう。
「○○を聴きに来たのに」と言った不満を爆発させない事が大事。「何だ、こんな事だけか」と思われても、ウェイトは全体の数パーセントの事なので、全体の評価は他の内容である程度カバーできる。

②「投影のみの資料」が多くなり過ぎない様に事前に確認、交渉をしておく
 多少は仕方ないが、なるべく配布資料に入れ込んでもらう。また、著作権・個人情報保護の関係という形ではしっかり理屈が通るので、冒頭に説明だけしてもらうこと。

③「投影のみの資料」を投影する際、「この資料は皆様のお手元の資料には入れられなかったのですが」と必ずアナウンスしてもらうか、テキストに表記してもらうと安心。

④配布資料にはページ番号を見える大きさで入れておくこと。
また「受講生がページを飛ばしたり、戻ったりして受講者がペラペラめくって探している様子が見られたら、『これは何ページです』と明示して下さい」と講師に事前に伝える。

⑤(誤字、脱字のチェックはもちろんの事)「文字が背景の色に紛れてたり、アニメーションで隠れたりして読めない」部分は、読めるように加工してプリントする

⑥(消費財など)特定の業界の事例に偏った流れになっている場合は、口頭でフォローしてもらうか、「これは生産財や産業財の業界など他の業界でも応用できるので、是非、応用して下さい」という発言を、ときどき言ってもらう。
「頭の中での読み変え」をしながら聴いてもらえば、極端な話し大概の事は何処かでは役立つので、興味を持って聴いて貰う事が大事。



<当日対応 編>

①講義の時間が長くなり過ぎない様、「約1時間に一回、10分程度の休憩」を入れる様に  講師に促す。20~30分程度のワーク等を挟む等、特別な場合を除き「1時間以上のぶっ続け」は無理。近年、「聴き続けることへの対応時間」が、益々短くなって来ている印象あり。

②休憩の時間に事務局も受講者に話しかける
 もし、「こんな事が聴けるかと思って来た」という期待が聞けたら、講師に確認、相談の上、「○○についてはこの後、後半で出てきます」等とお答えすると、それ以降の受講態度は大きく変わる。それが無くても「期待との相違」への不満や、「時間をムダにしていないか?」といった不安に対する単なる「ガス抜き」効果も期待できる。

③「部屋の空調の加減」について、全体に対してで良いので、2~3度訊ねる
 実際に空間の快適性を高める効果の他、「気を遣ってくれている」感を醸成するだけでも態度は変わる。

④(受講者間で年齢や役職のバラつきが多い場合)「この講座は『自分の業務に役立てよう』と言う方や『部下や社内での指導に役立てよう』という方など、これまでも色々な目的を持って参加された方がいらっしゃいました」と言った内容を最初の早い段階でお話しし、「場違い感」や「気恥ずかしさ」を払拭してあげること。

⑤(座ったまま話す講師の場合、)時々でも良いのでなるべく立って話しみる様に講師にお願いする。

⑥一般的でない「専門用語」や「カタカナ用語」は、分かりやすい言葉で直ぐに続けて言い換えて話してもらう様に講師に依頼する
 (例:「『SFA』、セールス・フォース・オートメーションと言う一時期、各社への導入が流行った、営業をITで支援するステムの事ですが・・・」と言った具合に言い換えをしてもらい、単語の意味がわからない人にも、出来るだけ話に着いて来てもらえる様にする)

⑦講師がセミナーの受講者からの質問に対して、自分で答えず他の受講者に「御社はどうですか?」の様な形で、次々振るのは「分からないからテキトーに処理している」、「はぐらかしている様にみえる」「誠意が欠けている」と言った印象を与えてしまうので要注意
(早い段階で「私は、ある答えを持っていますが、誘導してしまうといけないので・・・」と言った言葉を言ってもらえば、悪い印象は、ある程度軽減できる)

⑧終盤、残っている用意した内容に対しで時間が足りなくなっても、「時間が無いので飛ばします」のような事は絶対に口にしない様に伝える
 (講師の時間管理がしっかり出来なかったせいで、「本来聴けたはずの情報が聴けなくなった」という様な印象を抱かれ、「損をした」と捕らえられてしまう)

⑨終了時刻はほぼ定刻に終える様にする
(最近かなり厳しい残業管理をしている会社が増えている。 時間がオーバーしそうになったら、「講師は残っていますので、質問は一旦閉めさせて頂いた後で個別にお声掛け下さい」といったアナウンスをし、1分でも早く拘束から開放する選択肢を与える事も有効)

⑩講師との名刺交換
 近年、セミナー参加目的が「講師との名刺交換」であることも多い。時には講師との名刺交換で長蛇の列となってしまうことも多い。そこで、事務局アナウンスとして、会場の閉館という理由を伝えて「1人3分以内にお願いします」などと区切る、介入することも重要。名刺交換希望者全員と平均的に名刺交換させてあげることも不満をなくす手法。開催社としては、名刺交換はセミナーの主な機能ではないので、ここは冷静に対応する。


⑪事務局としての「締め」の挨拶
 講師の講義が終了後の事務局の挨拶は大事である。御礼、アンケートへの記入のガイドは当然。それ以外に、事務局として今一度「開催意図」「講義の応用事例」「当社の取り組み案内」など、しっかり行うこと。受講生が早く帰りたそうであっても、ここは筋を通すこと。単に講師に登壇するステージを提供しているだけではなく、ビジョンと意思を持っている言を伝えるだけで、次回の参加へ大きくプラスになる。

⑫お帰りの際へのご挨拶
 アンケート用紙を丁寧に回収する、「ありがとうございました」との挨拶、これだけでセミナーの印象・評価は変わる。講義が終わったからと言って気を抜かずに、事務局として最後の一番の大仕事として、お帰りの際の一挙手一投足に気を配る事。



(以上)

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