2018年にあなたのビジネスを加速させる「５つの時間管理ルール」
2018年に入り、新たなチャレンジを始めたいと考える方はとても多いことでしょう。しかし、そんな私達ビジネスオーナーを悩ませるのが、「時間が無い」という問題です。私達にとって最も貴重な資産は「時間」です。どうすれば生産性の高い業務に時間を充てられるのでしょうか？ビジネスを加速させる「５つの時間管理ルール」を紹介します。
「今年はやるぜ！…でも、時間がぜんぜん無い」
規模の大小を問わず世の社長さんはみんな「時間」に頭を抱えているのですね。
僕が毎日いただいている質問や相談も、特にこの時期「時間」についてのものが増えます。
「今年はやるぜ！」と、意気込んで取り組みを始めるのですが、皆さん必ずぶち当たるのが「時間が無い…」という問題なんですね。
ところで僕、実は「時間管理」にはちょっとうるさいところがあります。
なぜなら「ブラック」の代表業種、広告代理店に長年勤めていたからです。
ちょっと前までの広告代理店は真っ黒も真っ黒、サービス残業の嵐でした。
でも、そんな仕事三昧の中から遊ぶ時間を確保しなければいけない。家族との時間を確保しなければいけない。何としても寝る時間を確保しなければいけない。
という切実なニーズの中で、「時間」を生み出す工夫を積み重ねてきたのです。
そして、起業。最初は当然一人。これまた「時間」が足りない。常に「時間」との戦いでした。
そんな悪戦苦闘の末に僕が行き着いた「時間管理」5つのルールを紹介したいと思います。
2018年にあなたのビジネスを加速させる「５つの時間管理ルール」
1）やらないことを決める
1つ目のルール、それは「やらないことを決める」です。
時間をロスする一番の原因は、中途半端、つまみ食いをすることです。
中途半端、つまみ食いは何も生み出さず、お金と時間をただただドブに捨てるだけの生産性のない行動です。
僕たち、ビジネスオーナーにとって最も貴重な資産は「時間」です。「時間」の使い方がビジネスの優劣を決める。こう言っても過言ではありません。
だから、やること、やらないことを決めるのはとても重要なルールです。
2）やることを“One thing”（1つのこと）に絞る
2つ目は、“One thing”（1つのこと）ルールです。
- 1日に成し遂げるテーマを1つに決める
- 1週間に成し遂げるテーマを1つに決める
- 1ヶ月に成し遂げるテーマを1つに決める
これは私も日々続けていますが、To Doリストの一番上に、今日成し遂げるテーマを必ず1つ“One thing”に絞って掲載します。
“One thing”として掲げるべきものは何かというと、「あなたのビジネスにとって最も成果につながる取組」です。
3）朝一番は最も重要な仕事から始める
3つ目のルールは、朝一番は最も重要な仕事から始めることです。
理由は明白。人間にとって朝一番は最も生産性の高い時間です。
ちなみに、このルールは、2）“One thing”のルールに連動しています。つまり、朝一番は、「あなたのビジネスにとって最も成果につながる取組」から始めましょう。
「あなたのビジネスにとって最も成果につながる取組」は、全ての仕事が終わってから、手が空いてから始めるものではなく、朝一番に始めるべきものであり、この取組は何者にも邪魔されてはいけません。
マーケティングをあなたの朝一番にやる仕事としてください。
4）集中する時間を25分に区切る
4番目のルールは、「25分のルール」です。
生産性最大化の鍵を握っているのは集中力です。ところが残念なことに、集中力は脳の構造上長くは続きません。
だから、25分グッと集中したら、5分休みを取りましょう。
集中力を持続させる時間設定については、様々なルールがあります。
ある人は50分と言いますし、伝説のコピーライターであるジーン・シュワルツは、33分33秒というルールを設定しました。
25分というルール設定は、僕が個人的に色々試してみた結果で、個々によって違いはあるかもしれませんが、本当に意識を集中して仕事に取り組めるのは凡人ならこれくらいが限界です。
ぜひ試してみてください。
5）ルーティンになっているアウトプットをテンプレート化する
5番目のルールは、「ルーティンになっているアウトプットをテンプレート化する」です。
みなさんも自分の一日の行動を2〜3日計測してみてください。そうすると、約7割の仕事は必ずルーティンワーク、決まったことをやっているはずです。
たとえば、商品をチェックして納品する、お客様から問い合わせが来たら対応する、社内メンバーとのやり取りをする、これらの作業は必ずルーティン化されています。
そこで役に立つのが、これらルーティン作業について、アウトプットする手順や文言をテンプレート化してしまうことです。
私の本職はコピーライティングで、クリエイティブな仕事だと言われていますが、プロフェッショナルは、考える順番をテンプレート化しておき、チェックリスト順に進めます。そのほうが効率的に仕事ができるからです。
アウトプットの際に考える時間をショートカットすることで、時間を大幅に圧縮しましょう。
ビジネスの最前線に立ち続けられる時間はそんなに残されていない
いかがだったでしょうか？
これら時間管理5つのルールは、時間との戦いに悪戦苦闘してきた僕の、現在の「進化論」であって、これからもアップデートしていきます。
お金なんて無くしても、あとから何とでもなります。
でも、時間だけは取り戻すことができません。
計算してみればわかると思いますが、僕達がビジネスの最前線に立ち続けていられる時間はそんなに残されていないはずです。
あなたの貴重な資産である時間を、できるだけ無駄なく、ビジネスを加速させる行動に使ってもらえたら本当に嬉しいなぁ。
（執筆者：高橋 伸夫）