社会人であれば社内研修や社外でのセミナーを年に数回受ける機会があると思います。
受講後にセミナーレポートを提出する会社がほとんどかと思いますが、慣れていなければ初めのうちは戸惑ってしまうことも。
たった1枚のレポート作成に、とても時間がかかってしまいます。
インターネットで検索して書式をダウンロードしてみたり、社内で過去の研修報告書を検索してみても、丸写しして書くわけにはいきませんよね。
本記事では報告書の書き方のポイント、文章の構成について解説します。
ポイントを掴んで、効率よく書き上げてしまいましょう。
セミナー報告書の書き方のコツは？
セミナー報告書の書き方のコツは、セミナーを受講する心構えから始まっています。
そうです、「セミナー報告書を書く前提でセミナーに参加する」ことが重要になってきます。
まずセミナーが始まる前に、受講するテーマについて、ある程度いまの自分が抱えている課題を意識してみましょう。
そうすると、セミナーの中でそれを解決する方法に気がついたり、それを改善するための新しい学びを吸収することができます。
なんとなく参加すると、目的がないため刺さる部分が少なく、結局レジュメ通りのセミナー概要説明しか書き出せない事態となります。
報告書の目的を考える
セミナー報告書は「上司にセミナー内容を報告する書類」だと考えているかたは、少し認識を変えた方が書きやすくなります。
セミナー報告書は、「セミナーで得た知識をもとに、会社に戻ったらこれをやります」の宣言文と考えてみましょう。
セミナーで得た知識や情報を上司はもちろん同僚や後輩相手にも共有することができる内容にまとめることが重要です。
ダラダラ長く書かない
とりあえず「真面目にセミナー受けてきた証拠」として文書のボリュームを増す必要はありません。
むしろ読み手の負担にならないよう、ダラダラと長く書かないことがマナーであり、基本です。
会社があなたにセミナーを受講させる目的は、あなたが成長することで「会社の利益が上がる」ことです。それをよく理解して、感想文ではなく、セミナーでは何に気づき、そして明日から何を実行していくのかを簡潔にまとめることが重要なのです。
報告書を書く時のセミナー受講のコツ
研修やセミナーを受ける時にどのように受講すると資料をまとめやすいのでしょうか。
全てメモする必要なし
資料を読み上げるだけの研修や講習はあまりないですよね。
講師の方が補足や注意点として、資料には記載されていない何点かを挙げることもありますし、業務に関わる実例に落とし込んで解説してくれることもあるでしょう。
その際、講師が話していることやデータを全てメモする必要はありません。
全てを報告書に書くのは大変ですし、要点がブレます。（そして大多数の人はそのメモを見返すことはありません）
あくまでも前途の通り、自分の目的に沿った課題解決に繋がる部分をメモすれば良いです。会社に戻った時に他の人にも共有できる、自社にとってすぐにもしくは今後実践に結びつく有益な情報だけで良いのです。
マインドマップ風にまとめる
マインドマップ風やピラミッド構造でまとめると、後から自分で見たときでも話のつながりや重要なポイント、確認するべきことがわかりやすくなります。
会社の上司や同僚に見せるときでも、繋がりがわかります。
報告書の添付資料としてそのまま使えるので、あなたの書類作成時間短縮につながります。
セミナー報告書の書式
では具体的にどんなことを書けばよいのか見ていきましょう。
新入社員研修の場合
新入社員はもちろん、中途採用や新しい部署に配属された場合も社内研修後に報告書の提出を求められることが多いでしょう。
新入社員研修の場合は、３つのポイントをおさえましょう。
- 何を学んだか（習得したか）
- どんなことを感じたのか
- それを今後どう実践して会社に貢献していくか
会社が求めているのは「即戦力」です。その意図をくみ、研修で得た知識を今後どう成果につなげていくのかを書きます。
社内研修や社外セミナーの場合
業務の一貫として研修に参加するわけですから、会社に報告書を提出するのは当然ですね。
社内研修や社外セミナーの場合は、以下の３つのポイントをおさえましょう。
- 何を学んだか（習得したか）
- 現状の業務の取り組み方を振り返る
- 今後の業務にどういかしていくのか
たとえ同じ内容のセミナーを受講しても、会社や部署が違えば持ち帰る収穫に違いがでてきたりするものです。
それは参加者が属している組織によって、抱えている課題や問題がそれぞれ違うからです。
新入社員研修のレポートとの違いは、学んだことによって、自分（もしくは自分が属しているチーム）が現状抱えている課題や問題を、どんなふうに改善・解消できるかの「気づき」の部分が重要になります。
報告書内容の形式
報告書に記載する内容としては以下の構成になります。
会社で使用している報告書がないかたはぜひ参考にしてください。
・提出日
・提出先宛名
・セミナー参加日時
・セミナー名、講師名
・セミナー参加者、氏名
・場所
・セミナー概要（研修内容）
・所感
・添付資料
概要はわかりやすくまとめて抜粋します。
所感は、”感想”ではありません。「とても良かった」というふうに感情にフォーカスするのではなく、気づきに対してどんな反省点がありこれから何に取り組んで改善していくのかを報告しましょう。
添付資料として何をもらったのかも記載しておくと後から見るかたがわかりやすいですし、添付し忘れた資料があった場合に指摘してもらえるので安心です。
まとめ
仕事としての研修やセミナー受講の場合は、ほぼ報告書の作成が必要と心得て「報告書を書く前提」で参加しましょう。何も言われなかったからと油断していると後から提出指示が来るなんてこともあります。報告書の判断をすることも上司の仕事ですので、レポートを作りたくないからといって勝手に判断しないようにしましょう。
以前の報告書のフォーマットを使うこともよくありますが、年度や宛名を間違わないようにチェックすることを忘れずに。
去年の資料だったり、上司が変わっていたりなど注意が必要ですよ。
今回はセミナーレポートの書き方について解説しました。
ぜひ会社指示のセミナー以外にも、自分のためになりそうなセミナーに積極的に参加してみてくださいね（自分で参加するセミナーなら報告書が不要！）。
